خانه > اقتصاد > مدیریت کنترل در سازمان
مدیریت کنترل در سازمان

مدیریت کنترل در سازمان

از مولفه های مهم و وظایف اثرگذار مدیر در سازمان غیر از برنامه ریزی، سازماندهی، به کارگیری نیروی انسانی، رهبری، بودجه بندی و…، موضوع کنترل سازمان است.

مدیر موفق کسی است که بتواند به بهترین نحو سازمان را کنترل کند، مسیر سازمان و برنامه ها را به طور دقیق بشناسد، بشناساند و در اجرا و انجام این برنامه ها نیز کنترل و هماهنگی لازم را داشته باشد. مدیر با مولفه کنترل، نظارت و جهت دهی رفتار در سازمان را پیگیری می کند، و انحرافات از مسیر برنامه را شناسایی و اصلاح می نماید. لذا در یک سازمان ابتدا باید برنامه مشخص شود و بر اساس آن کنترل و ارزیابی شود که یک مدیر یا یک سازمان یا یک واحد سازمانی و یا یک فرد در سازمان چقدر موفق بوده است. از حیث اهمیت روزافزون کنترل در سازمان در گفتار پیش رو درباره مدیریت کنترل در سازمان به صورت اجمالی مواردی را اشاره می نماییم.

مراحل اصلی کنترل چیست؟

وقتی می خواهیم در یک سازمان کنترل مناسب را داشته باشیم، چه این کنترل توسط مدیر انجام شود یا به صورت مجزا توسط یک واحد صورت پذیرد، پروسه کنترل ۴ مرحله را پشت سر می گذارد:

۱ – تعیین معیارها و ضوابط کنترل

در هر سازمان باید به صورت مجزا درباره فرد – واحد و کل سازمان معیارها و ضوابط مشخص شود. باید خود فرد و مدیر یا واحد کنترل همگی بدانند که ضوابط چیست و معیارهای رفتاری و عملکردی چیست و استاندارد لازم برای عملکرد و کارآیی و اثربخشی چیست که بتوانند درباره این معیارها قضاوت نمایند.

۲– مقایسه عملکرد با استانداردها

گرچه در بسیاری موارد استاندارد یابی مشکل است و یا تبدیل استانداردها به آمار کمی دشوار است، اما هنر مدیریت اینجاست که بتواند با شاخص سازی، عملکرد بخش ها و واحدهای مختف را در قیاس با استاندارد اندازه گیری کند و آمار صحیح را ارائه نماید.

۳ – تشخیص انحراف و علت بروز آن

وقتی استانداردها و معیارها مشخص گردید و از سوی دیگر عملکردها با استانداردها مقایسه شد، در این وضعیت، انحراف از معیارها قابل تشخیص است. مدیر یا واحد کنترل باید بتواند به بهترین شکل میزان انحراف و نوع آن را مشخص نماید واگر این میزان انحراف، منفی بود و چشمگیر، به بررسی علت بروز و ظهور انحراف از معیارهای سازمان بپردازد.

۴ – تدوین و اجرای اقدامات اصلاحی

بعد از بررسی انحرافات و شناخت علل انحراف، لازم است با تخصص مدیریت و یا با بهره گیری ازر حضور مشاورین اقدامات اصلاحی شناسایی شود، تدوین شود و اجرایی گردد تا سازمان بتواند به معیارها و ضوابط و استانداردهای خود بازگردد. نتیجه ارزیابی ها ممکن است به اجرای برنامه های آموزشی – تغییر سیستم حقوق و دستمزد و پاداش – تغییر برنامه ریزی – ایجاد انگیزش در سازمان – تغییر فرهنگ سازمانی – تغییر مدیران – تغییر ساختار سازمان و… منجر شود.

در اینجا برای روشن تر شدن موضوع به مثالی درباره مراحل کنترل اشاره می نماییم: اگر یک سازمان تولیدی را در نظر بگیریم، واحد بازاریابی و فروش آن نیاز به کنترل دائمی خواهد داشت. معیارها و ضوابط این واحد شامل: جذب و آموزش نیروی انسانی لازم و مجرب (مثلا حضور ۱۰ نفر) – انجام اقدامات مناسب در زمینه فروش – اجرای برنامه های پیشبرد فروش – ارائه پیشنهادهای جدید و خلاقیت در زمینه فروش و بازاریابی – رساندن فروش مجموعه به حد مناسب (مثلا ۱۰۰۰ واحد در ماه) – ارائه گزارش منظم و… می باشد. این معیارها و استانداردها به صورت ماهیانه از سوی مدیریت بررسی می شود و عملکرد این واحد ارزیابی می گردد. اگر در برخی موارد انحراف از معیارها و استانداردها زیاد شود مثلا کاهش افراد بازاریاب به ۶ نفر – کاهش فروش به ۸۰۰ واحد در ماه – عدم ارائه پیشنهاد جدید در طی ۲ ماه و… در این صورت نیاز به بررسی و واکاوی موضوع خواهد داشت و با بررسی ابعاد مختلف، این موضوع علت یابی میشود و برنامه های اصلاحی پیگیری خواهد شد.

این مراحل ساده یک کنترل در سازمان است که لازم است در همه واحدها – در افراد – مدیران و کل سازمان ساری و جاری باشد و بعد از اصلاح نیز دوباره موضوع کنترل و مراحل آن پیگیری شود که هیچ گاه سازمان انحراف از استانداردها نداشته باشد.

اگر بخواهیم مراحل چهارگانه فوق را به صورت عملیاتی در سازمان تشریح کنیم به این شکل است که ابتدا باید وظیفه هر فرد – واحد یا سازمان به صورت روزانه یا هفتگی یا ماهانه یا سالانه مشخص شود و این وظایف به هر بخش به صورت مکتوب ارائه گردد. برای ارائه وظایف – زمان بندی انجام امور و ارائه گزارشها لازم است فرم های استاندارد تهیه گردد و تکمیل شود و در نهایت فرم ها در زمان مقتضی لازم است جمع آوری گردد به مدیر مربوطه ارائه شود و مدیر یا واحد کنترل بر اساس شاخصه های موجود، میزان انحراف را بررسی نماید و به ارزیابی وضع موجود و برنامه ریزی برای اصلاحات در سازمان بپردازد.

انواع کنترل در سازمان

۱ – کنترل گذشته نگر

امری که در بسیاری از سازمان ها و واحدها دنبال می گردد، کنترل گذشته نگر است یعنی وقتی کار انجام شد و پروسه عملکردی یک اقدام به انتها رسید، کنترل طبق مراحلی که در قبل اشاره کردیم صورت می پذیرد تا اگر انحرافی بوده، شناساسی شود و اصلاح گردد. این نوع کنترل بیشتر یک درمان برای بیماری ها و آسیب های سازمان می باشد که بسیار هم لازم و ضروری است.

۲ – کنترل آینده نگر

این نوع کنترل که نوعی پیشگیری به شمار می رود در مواردی کابرد دارد که کنترل گذشته نگر، کارآیی ندارد. مثلا در آموزش خلبانی هرگز کنترل گذشته نگر کاربرد نخواهد داشت.

۳ – کنترل حال نگر

این نوع کنترل نیز در لحظه و در زمان حال و همزمان با وقوع یک عملکرد در سازمان (مثلا خط تولید مواد غذایی) مراحل کنترل را انجام می دهد.

 

ویژگی های سیستم کنترل موثر

یک کنترل موثر در سازمان پیشرو لازم است ویژگی ها و شاخصه هایی داشته باشد که در ادامه برخی از موارد آن را برمی شماریم:

۱ – کنترل باید پیش گیرنده و بازدارنده باشد در خیلی موارد گرچه کنترل ما گذشته نگر است اما شیوه کنترل باید به شکلی باشد که بازدارندگی لازم را هم داشته باشد مثلا اگر دوربین در مکان عمومی نصب است، تابلو اطلاع رسانی در این رابطه هم نصب باشد.

۲ – کنترل نباید مچ گیرنده باشد. ما در کنترل سازمانی نمی خواهیم مچ گیری کنیم و مجرم ایجاد کنیم و پیدا کنیم.

۳ – کنترل باید اصلاح کننده باشد کنترل سازمانی لازم است اصلاح کننده باشد و غیر از این که مچ گیرنده نیست و پیشگیرنده است، در صورت ایجاد انحراف، اصلاح کننده نیز باشد و به شکل خود کنترل عملکردها را نظارت و سازماندهی کند.

۴ – کنترل باید مقرون به صرفه باشد در زمینه هزینه های کنترل باید دقت کنیم که کنترل لازم است بر نقاط حساس نظارت و اصلاح داشته باشد و اگر جایی حساس نیست، لازم هم نیست هزینه زیادی برای کنترل پرداخت شود.

۵– کنترل باید اطلاعات دقیق و صحیح و عینی بدهد سیستم کنترل سازمانی باید عینی باشد، حسی و بر اساس قضاوت و پیشگویی نباشد و اطلاعاتی که ارائه می دهد به روز و به صحیح باشد و بیهوده اعلام انحراف از معیارها را نداشته باشد.

۶ – کنترل باید انعطاف پذیر باشد در زمان لازم کنترل باید انعطاف لازم را داشته باشد و تغییر کند و با محیط، قوانین، فناوری ها و… منعطف باشد.

۷ – کنترل باید منطبق بر تفاوتهای فردی باشد سیستم کنترل باید منطبق بر تفاوتهای فردی باشد و هر فرد، واحد یا سازمان بر اساس قابلیتها، ظرفیتها، توانایی ها و شخصیت و فرهنگ و… کنترل خاص خود را می طلبد گرچه معیارها و استانداردها در بسیاری از موارد لازم است ساختار ثابتی داشته باشند.

۸ – سطح دسترسی در کنترل سازمانی باید مشخص باشد در برخی موارد سطح کنترل و سطح دسترسی در کنترل سازمان باید تنها در اختیار مدیر باشد و در برخی موارد دیگر، مدیران میانی یا کل واحدها یا حتی مشتریان می توانند به سطوحی از مراحل کنترل دسترسی داشته باشند.

 

با عنایت به مطالب فوق، لزوم توجه همه جانبه به کنترل در سازمان چه بزرگ و چه کوچک و در بخش های مختلف و واحدهای مختلف سازمان در دنیای امروز بیش از پیش حس می گردد. گرچه بسیاری از سازمانهای امروزی شیوه و مراحل جدیدی برای کنترل برگزیده اند، اما نفس موضوع کنترل در سازمان امری غیر قابل چشم پوشی است باید در ابعاد مختلف و در مراحل مختلف پیگیری شود، هم لازم است معیارها و ضوابط سازمان و استانداردهای عملکردی مشخص باشند و به صورت مکتوب به اعضا و واحدهای سازمان ارائه شود، هم لازم است میزان انحراف عملکرد سازمان از هر یک از این معیارها مشخص باشد و ارزیابی شود و هم یک سازمان زنده و پویا دائما در حال اصلاح و تغییر برای دستیابی به استانداردهای لازم می باشد.

(نوشته فوق برداشتی آزاد از کلاس مدیریت پیشرفته – دکتر نیلی در تاریخ ۲۷ بهمن ماه ۱۳۹۳ در دانشگاه قم – دوره DBA می باشد).

دیدگاه خود را بنویسید

ایمیل شما نشر نخواهد شدخانه های ضروری نشانه گذاری شده است. *

*