خانه > مدیریت > نگرش سیستمی در سازمان
نگرش سیستمی در سازمان

نگرش سیستمی در سازمان

هر سازمان برای آن که بتواند موثرتر و کارآتر فعالیت کند، لازم است بر آن نوعی نگرش متفاوت از نگرش عادی حکمفرما باشد که ادراکی کلی و همه جانبه و سیستماتیک از سازمان را فراهم آورد. این نوع دیدگاه را نگرش سیستمی نامیده اند. در نگرش سیستمی به سازمان بر خلاف نگرش صرفا جزیی نگر و نگرش صرفا کلی نگر، همه تبعات و اثرات حرکات و تصمیم ها در سازمان بررسی می شود چونان پزشکی که با تجویز یک کپسول، یک قرص هم در جهت رفع عوارض کپسول ارائه می دهد تا ساختار و سیستم بدن دچار مشکل نشود.

ما در سطور پیش رو با بررسی سیستم و انواع آن، نگرش سیستمی در سازمان را واکاوی کرده و مزایا و آسیب های این نوع رویکرد را به صورت کاملا اجمالی و خلاصه بازخوانی می کنیم.

سیستم و پیچیدگی آن

در یک تعریف عام، سیستم مجموعه از از اجزاست که با همدیگر در تعامل هستند و هدف ویژه ای دنبال می کنند و این هدف مشترک موجب ایجاد سینرژی و هم افزایی در سازمان می شود.

وقتی اجزا کنار هم باشند ولی تعامل نداشته باشند، در این صورت مجموعه تشکیل می شود اما سیستم وقتی شکل می گیرد که مجموعه ای بتواند هم هدف باشد، با همدیگر تعامل داشته باشند و اجزا بتوانند بیش از مجموع انرژی ها، انرژی تولید کنند.

اما از لحاظ پیچیدگی سیستم انواع مختلفی دارد:

۱- چارچوب: چارچوب ساده ترین نوع سیستم است و مجموعه از اعضاست که هدفی را دنبال می کند اما ثابت و ایستا است. مثلا یک لیوان.

۲ – سیستم حرکتی: این نوع سیستم به مجموعه اطلاق می گردد که ساده است اما در حال حرکت ولی کنترل و تغییر ندارد. مثل ساعت.

۳ – سیستم سایبرنتیک: نوعی سیستم خودکنترل است که بازخورد پذیر می باشد.مثل ساعت حضور و غیاب کارمندان.

۴ – سیستم باز: این نوع سیستم از بیرون ورودی می گیرد و به بیرون خروجی می دهد و ارتباطی فعال با محیط دارد مثل خط تولید کارخانه

۵ – سیستم زنده نباتی: نوعی سیستم زنده که دارای شعوری خاص می شود.

۶ – سیستم زنده حیوانی: نوعی سیستم که پیچیدگی و بازخوردش بیشتر از سیستم نباتی است.

۷ – سیستم زنده انسان: نوعی سیستم که روح نیز به آن دمیده شده است و بسیار پیچیده است.

۸ – سیستم زنده جامعه: نوعی سیستم که از تجمع انسانها به عنوان موجودی پیچیده ساخته می شود و خود دارای پیچیدگی های فراوانی است.

۹ – سیستم متافیزیکی: این نوع سیستم پیچیده تر از سیستم های زنده پیداست چرا که ورودی و خروجی اش مشخص نیست اما اثراتش موجود است.

حفظ بقا و اصل تضاد در سیستم

در سیستم باید همواره بیشتر از نیاز تولید و رشد و توسعه وجود داشته باشد و این رشد مثل مدل رشد تک سلولی باید تقسیم شود و تقسیم کار و رشد صورت پذیرد. حفظ بقا و بقای اصلح از نکاتی است که هر سازمان و هر سیستم برای ادامه فعالیت به آن نیازمند است.

در عین حال به واسطه پیچیدگی های سازمان و همچنین در هم تنیدگی اجزا در هم، همواره سازمان و سیستم با نوعی تهدید به نام آنتروپی مواجه است که در واقع تمایل سیستم به از هم پاشیدگی است.

گرچه در یک سازمان آنتروپی منفی نوعی همبستگی میان اجزا ایجاد می کند و منافع جمع را به منافع فردی و جزیی ارجحیت می دهد تا سازمان بتواند ادامه حیات دهد.

در کنار این موضوع با اصل تضاد در سیستم نیز مواجه هستیم. ما باید به این واقعیت برسیم که سیستم ایده آل سیستمی نیست که در همه چیز در سطح ایده آل باشد و هیچگونه تقابل و اختلافی در سیستم نباشد! در سیستم ایده آل هم تفاهم اجزا و هم تقابل اجزا وجود دارد و اجزای سیستم باید به شکلی چیده شوند که در تعامل با هم بتوانند در راستای هدف مشترک حرکت کنند. مدیر باید بتواند روی تعامل میان اجزا کار کند نه روی خود اجزا! برای مثال اگر بهترین قطعات تمام اتومبیل های دنیا روی یک ماشین سوار شود، آن ماشین حتما بهترین ماشین دنیا نیست! اگر بهترین و زبده ترین افراد که بیشترین تعامل با هم را دارند، هم در کنار هم در یک سازمان کار کنند، معلوم نیست آن سازمان بهترین سازمان باشد!

مراحل رشد سیستم و بحرانهای پیش رو

یک سازمان یا سیستم از نقطه آغاز تا بلوغ مراحلی را طی می کند که بررسی این مراحل به شناخت بهتر ما از نگرش سیستمی به سازمان منجر می شود.

۱ – نقطه تولد سازمان: در این مرحله رشد از طریق خلاقیت ایجاد می شود. ایده ای توسط فرد یا جمعی ارائه می شود و رشد می کند و توسعه می یابد تا سازمان یا سیستم را شکل دهد.

در این مرحله سازمان با بحران رهبری نیز مواجه است. ایده اولیه ارائه شده اما کارها از هم گسیخته است و جهت مشخص نیست و باید رهبر و مدیر سازمان مشخص شود.

۲ – جهت دهی سازمان: در این مرحله بعد از مشخص شدن رهبری، فعالیت ها جهت دهی می شود و تقسیم کار صورت می پذیرد.

در این مرحله نیز سازمان با بحران استقلال مواجه است چرا که واحدهای سازمان بعد از تقسیم کار مستقل شده اند و هر کدام ممکن است ادعای استقلال کنند.

۳ – تفویض اختیار: در این مرحله بعد از تقسیم کار تخصصی و تخصصی شدن امور، تفویض اختیار صورت می پذیرد و هر بخش یا واحد مسئول و متعهد انجام کاری می شود.

در این مرحله سازمان با بحران کنترل مواجه است و مدیریت باید بتواند بعد از تفویض اختیار، نظارت و کنترل لازم را بر مجموعه داشته باشد.

۴ – رشد از طریق هماهنگی و کنترل، بعد از تفویض اختیار و عبور از بحران کنترل، مدیریت می تواند هماهنگی لازم میان اجزا را فراهم آورد تا همه بخشها بتوانند به بهترین شکل در راستای وظایفشان حرکت کنند.

اما در این مرحله نیز بحران پیش روی سازمان و مدیریت، بوروکراسی است چرا که کنترل و نظارت نیاز به تشریفات و کاغذبازی و بوروکراسی هایی دارد که ممکن است سازمان را درگیر خود کند.

۵ – ایجاد سرمایه اجتماعی: در این مرحله سازمان، بعد از طی کردن مراحل چهارگانه فوق و عبور از بحرانها، به نوعی اعتماد و سرمایه اجتماعی دست پیدا می کند که با ایجاد شفافیت در سازمان و نزدیکی عاطفی کلیه اجزای سازمان حتی اگر بوروکراسی هم حاکم نباشد با تقسیم کار، با تفویض اختیار و با پذیرفتن رهبری به سمت ایده اولیه حرکت می کنند و سازمان با نوعی بلوغ مواجه است.

ما باید به این نکته توجه کنیم که گرچه هر سازمان می تواند رشد و توسعه پیدا کند و حتی تقسیم و تکثیر شود، اما لازمه آن طی کردن مراحل فوق است اگر سازمان یکی از مراحل فوق را طی نکند و قبل از بلوغ بخواهد تکثیر شود یا قبل از طی کردن یک بحران در هر مرحله بخواهد به مرحله بعدی وارد شود، این سازمان و آنتروپی درون آن، کل اجزا را به سمت فروپاشی و از هم پاشیدگی سوق می دهند.

نگرش سیستمی در سازمان در پی این است که بتواند با این نگاه سیستماتیک به سازمان و نگاه به سازمان به شکل یک سیستم پویا و فعال، اجزا را در کنار هم ببیند و از کلیه اجزا بخواهد به سمت هدف مشترک در حرکت و البته در تعامل باشند.

مزایای تفکر سیستمی در سازمان

وجود تفکر سیستماتیک در سازمان، آثار و مزایای فراوانی در مدیریت و یکپارچگی سازمان و رشد و بلوغ آن در پی دارد از جمله مواردی که می توانیم در این زمینه اشاره کنیم:

۱ – انتخاب هدف مشخص برای سازمان و ایجاد تعامل سازنده میان بخشهای سازمان

۲ – مدیریت یکپارچه و هدفمند، رهبری مشخص و هدفگذاری معین برای اجزا

۳ – تقسیم کار تخصصی و پیشرفته میان بخش ها و واحدهای سازمان و تفویض اختیار منظم و از پیش تعیین شده

۴ – عبور از بحران های سازمان از جمله بحران رهبری – بحران استقلال – بحران کنترل – بحران بوروکراسی

۵ – کمک به سازمان برای حفظ دائمی و بقا و استفاده از آنتروپی منفی جهت حفظ بخشهای سازمان

۶ – استفاده از اصل تضاد سیستم و استفاده از همه نوع انسان با هر شخصیت و رویکرد و توانمندی در جهت ایجاد تعامل در سازمان در راستای هدف مشترک

۷ – تفاوت رویکرد مدیر در نگاه به سازمان با عامه مردم و درک کلی از سیستم

۸ – رهایی از تفکرات سنتی در سازمان و اتکا به پدیده های غیرقابل لمس و غیر قابل کشف و خرافات

۹ – ایجاد سینرژی و هم افزایی در سازمان با استفاده از ترکیب مضاعف و تصاعد هندسی مجموع انرژی های اعضای سازمان

۱۰ – کمک به رشد و بلوغ سازمان و آماده کردن سازمان برای تقسیم و تکثیر

آسیب های تفکر سیستمی

گرچه تفکر سیستمی در سازمان می تواند به رشد و توسعه آن یاری رساند و به طی کردن مراحل رشد و شناخت راه های بقای سازمان و واکاوی نیروهای گریز از مرکز و فروپاشنده سازمان کمک کند، اما به هر روی آسیب ها و تهدیدهایی در اجرای تفکر سیستمی در سازمان وجود دارد که ممکن است ما را به بیراهه ببرد. برخی از آن ها را برمی شمریم:

الف – نگاه سیستماتیک ممکن است ما را بیش از حد به درگیری میان اجزا مشغول کند و با توجه به اثر پروانه ای و علت و معلول بودن هر اتفاقی، همه چیز را با هم مرتبط و درگیر بدانیم و اگر مشکلی در سازمان پیش بیاید به دنبال دلایل واهی و دشمن تراشی و فرافکنی باشیم به جای آن که دلیل اصلی را به شکل واقع بینانه کشف و درک کنیم.

ب – در تفکر سیستمی همیشه اثرات آنی را درک می کنیم و اکثرا بحث زمان و تغییرات تدریجی و تعاملات بلند مدت درک نمی شود. در سازمانها و در بسیاری از سیستم ها درک تغییرات تدریجی وجود ندارد و مثل پختن قورباغه در آب جوش، مدیران با وجود تفکر سیستماتیک نمی توانند از بحرانها و مشکلات سازمان سردر بیاورند که در این وضعیت بهترین حالت وجود همیشگی مشاور بیرون از سازمان می باشد.

ج – دیگر آسیب و تهدید تفکر سیستمی در سازمان اشتباه پنداشتن رابطه علت و معلولی با همبستگی است! ممکن است بسیاری از تغییرات و مشکلات و ایرادات به واسطه همبستگی با یک موضوع باشد نه به واسطه علت و معلولی. مثلا اگر میزان فروش یک سازمان پایین آمده و میزان حضور بازاریابان هم کاهش یافته دلیل کاهش فروش، کاهش ساعات حضور بازاریابان نیست و این دو موضوع با هم همبستگی دارند نه این که علت و معلول باشند و علت را باید در جای دیگر مورد بررسی قرار داد.

به هر روی، علیرغم وجود مزایای فراوان برای وجود تفکر سیستمی در سازمان، باید بدانیم این نوع رویکرد نیز می تواند آثار و آسیب های متعددی به مدیریت و کلیت سیستم وارد کند که با علم به این موضوع و کاستن از آسیب های آن می توان باز هم با بهره گیری از این رویکرد، سازمان را به سمت تعالی و پیشرفت با هدفی مشخص و با تعامل سازنده میان اجزای سازمان پیش برد.

(نوشته فوق، برداشتی آزاد از کلاس دوره DBA دانشکده مدیریت و اقتصاد دانشگاه قم است که توسط آقای دکتر نیلی در تاریخ ۱۱ اسفندماه ۱۳۹۳ ارائه شده است).

دیدگاه خود را بنویسید

ایمیل شما نشر نخواهد شدخانه های ضروری نشانه گذاری شده است. *

*